3. Butoane și funcții 1C:Contabilitate

Pentru a vă familiariza mai rapid cu modul de operare în sistemul 1C:Contabilitate va fi benefică cunoaşterea următoarelor explicaţii cu privire la „butoanele” și funcțiile pe care acestea le îndeplinesc.

3.1. Butoane 1C:Contabilitate

Astfel, în majoritatea ferestrelor pentru a opera mai eficient în această aplicație o să fie prezente următoarele butoane:

1. Butonul - „Adăugare” (Insert) are rolul de a adăuga nouă înregistrare în listă;

2. Butonul -„Modificare” (F2) după cum îi este şi denumirea, este util pentru modificarea anumitor informaţii sau documente;

3. Butonul -„Adăugare prin clonare”(F9). Este folosit pentru uşurarea muncii și economisirea timpului de operare. Se poate folosi în cazul în care facem adăugarea în listă a unui nou document pe care îl utilizăm în mod frecvent şi multe informaţii rămân neschimbate (de exemplu: depozitul, furnizorul sau clientul, suma etc.).

*Atenţie! Toate informațiile vor fi preluate automat din elementul / documentul care a fost selectat în momentul accesări butonului „Adăugare prin clonare”. Aceste informații trebuie verificate, iar cele care nu corespund cerințelor dumneavoastră trebuie modificate (cum ar fi: data, prețul, cantitatea, partenerul).

4. Butonul -„Setează marcarea pentru ştergere” (Del), dar în acelaşi timp este folosit şi pentru anularea acestei marcări pentru ştergere. Pentru a şterge obiectul marcat pentru ştergere, trebuie să intrăm la „*Operaţiuni → Ştergerea* *obiectelor marcate*”, vom accesa butonul „Verificare”.

În urma acestei verificări vom vedea dacă obiectul marcat pentru ştergere poate fi şters (dacă apare bifa de culoare verde obiectul poate fi șters, iar dacă apare culoarea roşie înseamnă că nu poate fi şters din cauza că acest obiect poate fi legat de alt document și poate influența buna funcționare a operaţiilor care urmează a fi înregistrate).

5. Butonul - „Setează intervalul de timp” este folosit pentru setarea intervalului de timp. De exemplu, dacă dorim ca din lista de facturi de aprovizionare să le vizualizăm doar pe cele dintr-o anumită perioadă, putem seta perioada dorită.

*Atenţie! Introducem la „Interval arbitrar” perioada care ne interesează şi accesăm butonul „OK”.

Pentru a anula această opţiune setată putem accesa din nou butonul cu setarea perioadei, ştergem perioada introdusă şi accesăm butonul „OK”.Altă variantă este aceea de a închide fereastra cu lista de aprovizionări şi să intrăm din nou în listă.

6. Butonul - „Creare pe baza” este util pentru economisirea timpului de introducere a datelor informaționale în program. Astfel, pe baza unui document creat se pot prelua datele în alte tipuri de documente nemaifiind necesar să introducem din nou aceste date. De exemplu, dacă am introdus o factură de la furnizor şi în acelaşi timp trebuie să introducem plata, putem accesa butonul „Creare pe baza” şi alegem „Dispoziţie de plată” (datele din factură se păstrează, noi vom introduce seria şi numărul chitanţei de plată). Observăm că am parcurs mai repede paşii, nu a mai fost nevoie să intrăm la meniul „*Banca si casa → Dispoziţie de plată*” şi să facem o nouă adăugare. Dacă suntem poziţionaţi cu click pe factura la care dorim să-i operăm plata şi accesăm butonul „Creare pe baza”, în urma acestei accesări se va deschide următorul meniu derulant:

*Atenţie! Acest buton îl întâlnim în mai multe ferestre ale programului şi are funcţii diferite în funcție de locul unde este amplasat.

7. Butonul - „Filtrare” este folosit pentru filtrarea şi sortarea unui număr foarte variat de operaţii. De exemplu, putem filtra lista de aprovizionări, vânzări, dispoziţii de plată / încasare după un anume depozit, număr NIR, partener, tipul operaţiei sau suma documentului.

8. Butonul - „Dezactivarea filtrării” are ca efect dezactivarea filtrării făcute anterior.

9. Butonul - „Validare” este folosit pentru validare documentelor din sistem, mai exact înregistrarea lor din punct de vedere contabil făcându-se trecerea în registrul contabil . Documentele pot fi salvate dar, dacă acestea nu sunt validate și au starea de „Anulat” nu generează note contabile.

10. Butonul - „Anulare validare” devalidează documentele care au fost validate anterior, astfel, sistemul 1C:Contabilitate le scoate din evidență până la o eventuală revalidare.

11. Butonul -„Navigare” are o multitudine de facilităţi, astfel dacă suntem poziţionaţi cu click pe o factură din lista de aprovizionări sau vânzări şi vrem să ştim dacă a fost achitată – pentru uşurinţă accesăm butonul „*Navigare → Structură document *” și vom vedea dacă această factură a fost achitată. În urma accesării butonului „Navigare” din lista de aprovizionări apare următoarea fereastră:

12. Butonul - „Actualizează lista curentă” care actualizează lista deasupra căreia este amplasat.

13. Butonul - „Registru contabil” este folosit pentru vizualizarea notelor contabile.

14.Butonul - „Deschidere asistență integrată” pune la dispoziția utilizatorului informații suplimentare referitoare la documentul sau operațiunea pe care ați accesat-o.

15. Butonul - „Printare”- din lista „Aprovizionări si servicii primite” sau „Vânzare și servicii prestate” deschide NIR-ul aferent facturii sau factura fiscală în varianta de printare fără ca factura respectivă să mai fie deschisă și vizualizată ușurând astfel munca celui care operează în aplicație.

16. Butonul - „Printare” - din Catalogul „Nomenclator de articole” are rolul de a afişa „Fişa de magazie”,”Mişcare articole” și stocul minim pentru articolul unde suntem poziţionaţi . Observăm că este mult mai accesibil folosirea acestui buton, decât accesarea meniului «»*Rapoarte → Stocuri* →” Mişcare articole»» sau «»Fişa de magazie»«.

17. Butonul - „Fișiere” acest buton îl vom folosi atunci când vom dori să introducem informaţii suplimentare pentru un anume articol, întrucât avem posibilitatea de a adăuga şi o imagine pentru un anumit produs.

18. Butonul - „Imagine”. În cazul în care pentru un anume produs avem selectată o imagine, dacă ne poziţionăm cu un click pe produsul respectiv, în urma accesării butonului se va afișa imaginea produsului.

19. Butonul - „Mutare element în alt grup” (Ctrl+Shift+M) îl folosim atunci când se dorește mutarea unui element dintr-un grup în altul.

20. Butonul „Adăugare grup” (Ctrl+F9) îl folosim atunci când vrem să adăugăm un grup nou de articole, de depozite, parteneri sau imobilizări.

21. Butonul - „Căutare după număr”, acest buton îl găsim în lista facturilor de vânzare şi are ca efect căutarea unei facturi dintr-o anumită perioadă care ne interesează.

22. Butonul - „Funcțiunea contului”- îl folosim atunci când vrem să schimbăm contul şi observăm că acesta nu apare, de exemplu, în factura de aprovizionare sau de vânzare. Pentru a nu mai accesa acest buton, de fiecare dată când vrem să schimbăm contul, intrăm la „*Societatea → Utilizatori* «», la setări şi punem bifa la „Afişare conturi de evidenţă în documente”.

23. Butonul - „Selectare” (F4) - deschide un catalog în vederea selectării unui articol sau a unei informații.

24. Butonul - „Deschide” (Ctrl+Shift+F4) - deschide o filă în care pot fi introduse sau modificate anumite informații sau detalii.

25. Butonul - „Afișează informații despre program” are ca efect afişarea informaţiilor despre program, de exemplu, versiunea existentă, sau calea unde este salvată baza de date.

3.2. Funcții ale sistemului 1C:Contabilitate pentru preluarea automată a informațiilor

Aplicația 1C:Contabilitate pentru a opera mai simplu și într-un timp cât mai scurt are integrate câteva funcții de preluare a informațiilor de pe anumite site-uri oficiale din România:

1. Preluarea automata a informațiilor de contact ale partenerilor, clienților, clienților potențiali, furnizori, etc. de pe site-ul www.mfinante.ro.

La crearea unui partener nou sau modificarea datelor despre acesta (denumire, adresă, număr de telefon/fax, număr O.R.C., nu trebuie decât să introducem CUI-ul (Codul unic de înregistrare) și dăm click pe butonul „Deschide „.

Ca urmare a apăsării acestui buton o să se deschidă următoarea fereastră.

Va apărea o fereastră cu informațiile care au fost descărcate despre partener. Dacă dăm dublu click pe valoare putem edita aceste date precum și posibilitatea de a bifa ce anume ne dorim ca programul să preia.

În momentul în care am terminat editarea putem apăsa butonul „Preluare date”. Efectul apăsării acestui buton va fi ca datele din tabel care sunt bifate să fie copiate automat pe fila „Informații despre partener”.

2. Descărcarea cursurilor valutare a fiecărei zile de pe site-ul oficial al Băncii Naționale ale României respectiv www.bnr.ro. Sunt disponibile două variante:

-Prima varianta este descărcarea cursului din ghidul de pornire prezentat în capitolul 1.1. la pagina 8, care poate fi deschis din meniul „*Asistența → Bun venit în 1C:Contabilitate!*” iar pe ultima filă există posibilitatea de a descărca cursul.

-A doua variantă și cea mai folosită de altfel, este din meniul „*Banca și casa → Cursuri valutare*”.

În primă fază trebuie să accesați meniul „*Banca* *și casa → Valute*” și cu dublu click vom selecta valuta/ele pentru care ne interesează să descărcăm cursul. Dacă în această listă nu este prezentă nici o valută o puteți adăuga dând click pe butonul adăugare sau apăsând tasta „Insert” sau butonul „Adăugare”.

După ce selectăm o valută va apărea fereastra de mai jos.Există posibilitatea descărcării automate a cursului valutar pentru o anumită perioadă sau zi, însă se poate adăuga și manual în urma consultării site-ului BNR. Pentru a se descărca automat cursurile valutare trebuie sa aveți bifat „Descărcare cursuri valutare de pe `www.bnr.ro <http://www.bnr.ro/>`__” și numărul de zecimale de care aveți nevoie. În imaginea de mai jos este prezentată varianta manuală de introducere a cursului valutar. După aceasta apăsați „OK” pentru salvare și închidere.

Mai departe, pentru a descărca automat cursurile valutare de pe site-ul BNR, intrăm în meniul „*Banca și casa → Cursuri valutare*”.

Apăsați butonul „Descărcare”.Ca urmare a apăsării acestui buton se va deschide fereastra de mai jos. Se selectează perioada și valuta pentru care se dorește a fi descărcat cursul valutar.

După ce ați terminat de setat perioada și valuta apăsați din nou butonul „Descărcare”.

După ce s-a terminat procedura de descărcare a cursului o să vă apară mesajul din imaginea de mai sus „Cursul valutar a fost descărcat cu succes!”.Apăsați butonul „OK” și „Închidere”.Vom intra din nou în meniul „Banca și casa” *→*”Valute”, selectăm valuta pentru care s-a dorit descărcarea cursului și vom regăsi lista de cursuri valutare pentru perioada specificată.

Astfel, cursul valutar specific fiecărei valute va fi înregistrat pentru fiecare zi în parte în sistemul 1C:Contabilitate.

3. Verificarea politicii de TVA a partenerilor care este prezentată la capitolul TVA la încasare.